Aujourd’hui, je vais vous parler de l’invitation ou convocation à une session de formation.

Et ce, pour plusieurs raisons.

D’une part, parce que vous allez peut-être devoir en rédiger vous-même un jour 😉 et d’autre part, parce qu’il est important que vous sachiez ce que vos stagiaires vont trouver (ou pas !) dans cette convocation.

Donc si ce n’est pas vous qui la rédigez, identifiez la personne en charge de la rédaction de ce document chez votre donneur d’ordres et demandez à la lire avant envoi aux stagiaires afin de vérifier certaines petites choses, comme je vous l’explique ci-dessous.

Parlons terminologie : pour quelle raison dit-on convocation dans certains cas et invitation dans d’autres ?

Premièrement, ce document est obligatoire, un seul appel téléphonique ne suffit pas et pour les adeptes du mail, elle doit être en pièce jointe ou être clairement identifiable comme une convocation en respectant une certaine forme.

Donc le terme convocation signifie aux stagiaires qu’ils n’ont pas le choix : ils doivent se rendre à cette formation. En effet, le droit du travail permet (dans certains cas) à l’employeur de sanctionner un salarié qui ne se rend pas à une formation proposée par l’entreprise.

On sent tout de suite en tant que formateur que les gens ne vont pas forcément arriver super motivés pour suivre cette formation 😨. Cela risque de générer quelques comportements difficiles à gérer entre retard et mauvaise humeur et j’en passe (oups !).

Mais le terme invitation est plus doux, plus « humain » et donc certaines entreprises l’emploient. Sauf que bien sûr ce terme sous-entend que la formation est facultative !

Le risque c’est donc que peu de personnes viennent ou qu’elles ne se sentent pas obligées de répondre pour signifier qu’elles ne viendront pas, le formateur risque donc de se retrouver face à très peu d’apprenants. Ou à l’inverse face à trop de personnes si l’entreprise pensait que certains ne viendraient pas !

Donc soyons clairs, moi je préfère le terme convocation même s’il peut sembler plus autoritaire car il a le mérite d’être facilitateur pour tout le monde. Le stagiaire sait qu’il n’a pas le choix et bloque la date dans son agenda, le formateur, lui sait combien de personnes il devra former et peut ainsi se préparer.

Et c’est quand même plus pratique pour l’organisation matérielle de la journée : type de salle, nombre de chaises ou de postes, chevalets… ainsi que pour organiser les jeux de rôles, les mises en situation… et notre pédagogie 😀.

A quoi ça sert une convocation ?

Pour les stagiaires

Elle sert à transmettre un certain nombre d’éléments aux stagiaires afin de faciliter le travail au formateur, notamment en reprenant l’intitulé, les objectifs et le programme de la formation.

Ou comme je l’explique également dans mon article sur l’évaluation à chaud, elle permet aux apprenants entre autres choses de savoir quels sont les prérequis indispensables pour assister à la formation, le niveau demandé, les dates, les horaires et le plan d’accès.

Si ce n’est pas vous qui la rédigez, demandez à la vérifier avant qu’elles soient envoyée aux stagiaires pour voir s’il ne manque rien.

Pour les formateurs

Dans un premier temps, la convocation sert à identifier clairement les futurs apprenants, leur poste, leur niveau et leur nombre.

Du coup, vous pourrez préparer au mieux votre pédagogie, votre contenu et l’adapter notamment dans sa durée et pour tout ce qui concerne la mise en pratique.

Et enfin, cela vous permettra de vous organiser en terme logistique : taille de la salle, nombre de chaises, de tableaux papier, de matériel pédagogiques, de supports à remettre…

Quel contenu pour la convocation ?

En premier lieu, c’est un document écrit envoyé individuellement par courrier ou par mail, mais il est nominatif.

En général la convocation est envoyée un mois avant la formation à chaque stagiaire parfois plus en amont s’il s’agit d’un parcours de formation long, parfois dans des délais plus courts lorsque les dates ont déjà été calées avec les stagiaires en amont.

La convocation comprendra des items obligatoires et d’autres fortement conseillés car forts pratiques pour le stagiaire et le formateur.

Elle doit donc comprendre au minimum à mon sens :

• Le nom et les coordonnées complètes du stagiaire;
• Le nom et poste occupé par les autres participants;
• L’intitulé de la formation;
• Les objectifs pédagogiques;
• Les prérequis, le niveau demandé pour assister à la formation;
• La préparation préalable nécessaire si besoin;
• Le programme en quelques lignes;
• Le nom et prénom du formateur ou des formateurs si vous animez à plusieurs;
• Le lieu de la formation en précisant le bâtiment et le nom de la salle si besoin;
• Les horaires de début et de fin avec les pauses repas;
• Le plan d’accès et les coordonnées du lieu (adresse complète, coordonnées GPS, téléphone ou site internet).

Si vous souhaitez joindre un document en plus comme un questionnaire de niveau, demandez-le suffisamment tôt à votre donneur d’ordre ou à celui qui rédige cette convocation (sauf si c’est vous bien sûr !).

Conclusion

Même si vous ne rédigez pas cette convocation il est indispensable que vous sachiez ce qu’elle contient et d’avoir lu et fait modifier éventuellement la convocation avant son envoi aux stagiaires car elle est un outil précieux pour vous.

A vous de jouer !

Avez-vous des habitudes différentes ? Quelles rubriques mettez-vous en plus dans vos convocations ?

N’hésitez pas à m’en faire part dans vos commentaires 👇.

Merci

Nathalie