Comment rédiger la convocation pour les stagiaires en formation

Comment rédiger la convocation pour les stagiaires en formation

Aujourd’hui, je vais vous parler de l’invitation ou convocation à une session de formation.

Et ce, pour plusieurs raisons.

D’une part, parce que vous allez peut-être devoir en rédiger vous-même un jour 😉 et d’autre part, parce qu’il est important que vous sachiez ce que vos stagiaires vont trouver (ou pas !) dans cette convocation.

Donc si ce n’est pas vous qui la rédigez, identifiez la personne en charge de la rédaction de ce document chez votre donneur d’ordres et demandez à la lire avant envoi aux stagiaires afin de vérifier certaines petites choses, comme je vous l’explique ci-dessous.

Parlons terminologie : pour quelle raison dit-on convocation dans certains cas et invitation dans d’autres ?

Premièrement, ce document est obligatoire, un seul appel téléphonique ne suffit pas et pour les adeptes du mail, elle doit être en pièce jointe ou être clairement identifiable comme une convocation en respectant une certaine forme.

Donc le terme convocation signifie aux stagiaires qu’ils n’ont pas le choix : ils doivent se rendre à cette formation. En effet, le droit du travail permet (dans certains cas) à l’employeur de sanctionner un salarié qui ne se rend pas à une formation proposée par l’entreprise.

On sent tout de suite en tant que formateur que les gens ne vont pas forcément arriver super motivés pour suivre cette formation 😨. Cela risque de générer quelques comportements difficiles à gérer entre retard et mauvaise humeur et j’en passe (oups !).

Mais le terme invitation est plus doux, plus « humain » et donc certaines entreprises l’emploient. Sauf que bien sûr ce terme sous-entend que la formation est facultative !

Le risque c’est donc que peu de personnes viennent ou qu’elles ne se sentent pas obligées de répondre pour signifier qu’elles ne viendront pas, le formateur risque donc de se retrouver face à très peu d’apprenants. Ou à l’inverse face à trop de personnes si l’entreprise pensait que certains ne viendraient pas !

Donc soyons clairs, moi je préfère le terme convocation même s’il peut sembler plus autoritaire car il a le mérite d’être facilitateur pour tout le monde. Le stagiaire sait qu’il n’a pas le choix et bloque la date dans son agenda, le formateur, lui sait combien de personnes il devra former et peut ainsi se préparer.

Et c’est quand même plus pratique pour l’organisation matérielle de la journée : type de salle, nombre de chaises ou de postes, chevalets… ainsi que pour organiser les jeux de rôles, les mises en situation… et notre pédagogie 😀.

Les personnes qui ont lu cet article ont aussi lu  Les étapes pour définir vos tarifs de formateur indépendant

A quoi ça sert une convocation ?

Pour les stagiaires

Elle sert à transmettre un certain nombre d’éléments aux stagiaires afin de faciliter le travail au formateur, notamment en reprenant l’intitulé, les objectifs et le programme de la formation.

Ou comme je l’explique également dans mon article sur l’évaluation à chaud, elle permet aux apprenants entre autres choses de savoir quels sont les prérequis indispensables pour assister à la formation, le niveau demandé, les dates, les horaires et le plan d’accès.

Si ce n’est pas vous qui la rédigez, demandez à la vérifier avant qu’elles soient envoyée aux stagiaires pour voir s’il ne manque rien.

Pour les formateurs

Dans un premier temps, la convocation sert à identifier clairement les futurs apprenants, leur poste, leur niveau et leur nombre.

Du coup, vous pourrez préparer au mieux votre pédagogie, votre contenu et l’adapter notamment dans sa durée et pour tout ce qui concerne la mise en pratique.

Et enfin, cela vous permettra de vous organiser en terme logistique : taille de la salle, nombre de chaises, de tableaux papier, de matériel pédagogiques, de supports à remettre…

convocation formationdeformateurs.fr

Quel contenu pour la convocation ?

En premier lieu, c’est un document écrit envoyé individuellement par courrier ou par mail, mais il est nominatif.

En général la convocation est envoyée un mois avant la formation à chaque stagiaire parfois plus en amont s’il s’agit d’un parcours de formation long, parfois dans des délais plus courts lorsque les dates ont déjà été calées avec les stagiaires en amont.

La convocation comprendra des items obligatoires et d’autres fortement conseillés car forts pratiques pour le stagiaire et le formateur.

Elle doit donc comprendre au minimum à mon sens :

  • Le nom et les coordonnées complètes du stagiaire;
  • Le nom et poste occupé par les autres participants;
  • L’intitulé de la formation;
  • Les objectifs pédagogiques;
  • Les prérequis, le niveau demandé pour assister à la formation;
  • La préparation préalable nécessaire si besoin;
  • Le programme en quelques lignes;
  • Le nom et prénom du formateur ou des formateurs si vous animez à plusieurs;
  • Le lieu de la formation en précisant le bâtiment et le nom de la salle si besoin;
  • Les horaires de début et de fin avec les pauses repas;
  • Le plan d’accès et les coordonnées du lieu (adresse complète, coordonnées GPS, téléphone ou site internet).

Si vous souhaitez joindre un document en plus comme un questionnaire de niveau, demandez-le suffisamment tôt à votre donneur d’ordre ou à celui qui rédige cette convocation (sauf si c’est vous bien sûr !).

Conclusion

Même si vous ne rédigez pas cette convocation il est indispensable que vous sachiez ce qu’elle contient et d’avoir lu et fait modifier éventuellement la convocation avant son envoi aux stagiaires car elle est un outil précieux pour vous.

A vous de jouer !

Avez-vous des habitudes différentes ? Quelles rubriques mettez-vous en plus dans vos convocations ?

N’hésitez pas à m’en faire part dans vos commentaires 👇.

Merci

Nathalie

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14 réflexions sur « Comment rédiger la convocation pour les stagiaires en formation »

  1. Bonjour Nathalie, je viens de lire votre article sur la convocation, et c’est tout ce qu’il me manquait et que je voulais créer. J’interviens dans les secteurs sanitaires, sociaux et médico-sociaux. Depuis un an où j’interviens, je suis surpris que les professionnels (apprenant) conviés à ma formation, n’aient comme information que le titre pour référence. Donc avant même le tour de table (en suivant vos conseils) ou juste après, je fais une présentation orale du contenu de la formation, et beaucoup apprécient du fait qu’ils n’aient eu aucune information de la part de leur direction. Je pensais aller plus loin, et rédiger un document pour chaque apprenants, comme votre convocation.
    Comme d’habitude, vos conseils valent de l’or. Continuez comme ça.
    Oups, je suis retenu pour suivre la formation de formateur professionnel à Bacf de Nantes de septembre à juin 2023. Aussi durant cette formation j’aurais 3 périodes de stages auprès d’un formateur. Pensez vous que je puisse en effectuer un à vos côtés ?
    Je vous remercie mille fois pour vos conseils que je suis à la lettre ou que je réadapte légèrement, et merci par avance pour votre réponse concernant ma période de stage
    En vous souhaitant une excellente journée.
    Emmanuel Couroyer

    1. Bonjour Emmanuel merci de lire le blog avec autant d’assiduité et je suis ravie de pouvoir vous aider. Je vous remercie également d’avoir pensé à moi pour effectuer vos stages et cela me touche beaucoup, toutefois, ce n’est pas possible, je ne prends pas de stagiaires. Par contre, afin d’apprendre au mieux je vous conseille de faire au moins un stage dans une grande structure OF, sur Nantes cela ne manque pas (GERME dont je fais partie y a une antenne, c’est un OF un peu atypique, peut-être pouvez-vous leur demander s’ils vous prendraient en stage, ce serait intéressant pour vous). Belle continuation.

    1. Oui il te faut aussi une convocation pour les formations en distanciel (à ne pas confondre avec les formations en e-learning). A très vite 😀

      1. Merci pour cet article, en e-learning juste le mail avec les codes d’accès suffit ou pas selon vous ?

        1. Bonjour Vanessa, si tes formations en e-learning sont non financées par des OPCO ou le CPF alors tu mets ce que tu veux dans ta convocation bien sûr ! Belle journée. Nathalie

  2. Un article synthétique et très concret. J’adore l’aspect très pratique de ce blog! Merci 😊

  3. Bonjour et merci pour cet article : y a t-il une réglementation en ce qui concerne cette convocation en d’autres termes qu’est ce qui est, dans la liste, obligatoire et qu’est ce qui est recommandé ?

    1. Bonjour Bénédicte, les seules choses non obligatoire sont le plan d’accès et les horaires de pause. Tout le reste (voir la dernière partie de mon article) doit figurer dans votre convocation. Bonne journée.

  4. Bonjour Nathalie,
    Doit-on noter dans la convocation sachant que je suis qualiopi l’accès aux personnes handicapées?

    1. Bonjour, oui tu dois noter l’accès aux personnes handicapées, que tu sois qualiopi ou non à partir du moment où ton OF est ERP, ou lorsque tu choisis des salles de séminaires qui le sont cela comprend : accès, stationnement et sanitaires. Belle journée. Nathalie

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