Comment devenir Organisme de Formation (OF)

Comment devenir Organisme de Formation (OF)

Aujourd’hui je vais vous expliquer les grandes lignes pour devenir Organisme de Formation (OF). Cet article m’a été inspiré par une de mes lectrices qui m’a contacté à ce sujet (merci 🙏).

A mon sens, il y a trois grands axes à respecter afin de devenir Organisme de Formation, toutefois mon article ne sera pas exhaustif car il convient de savoir quel est votre secteur d’activité et de mettre en place des choses spécifiquement en lien avec votre activité.

Le premier est purement administratif, mais c’est la base car sans cela vous vous en doutez, en France, vous n’irez pas loin ! 😀

Le second point fondamental c’est de faire en sorte d’être identifié comme Organisme de Formation et trouvé facilement tant physiquement que virtuellement.

Le troisième point lui est clairement vital puisqu’il s’agit de vendre vos formations et autres prestations de services. Il démarre bien avant les deux premiers points contrairement à ce que l’on pourrait penser ! C’est donc par ce point que je vais commencer.

Donc lisez l’article en entier car il vous faudra valider chaque point pour créer votre Organisme de Formation.

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1 – Vendre ses formations

Volontairement j’attaque par là car il est fondamental avant d’envisager de se lancer comme OF d’étudier le marché et de vérifier si votre idée est pertinente.

En effet, il peut être tentant de se lancer sur un coup de tête et de créer son activité en 15 minutes sur internet en se disant qu’on va faire ça en autoentreprise 😁 (je pense que c’est une mauvaise idée).

Alors c’est super d’être enthousiaste, fonceur et d’agir mais il faut aussi prendre le temps de réfléchir (mais pas trop non plus pour ne pas tomber dans la procrastination).

1.1.  L’étude de marché et de vos atouts

La question essentielle à vous poser c’est « de quelle expérience pourrai-je faire profiter les autres ? ». Qu’est-ce qui vous enthousiasme au point de vouloir le transmettre aux autres ?

Faites ainsi le point sur vos compétences techniques et aussi personnelles. Car pour animer des formations, non seulement il faut un domaine d’expertise mais il faut également de la pédagogie, de la bienveillance, de la patience et surtout savoir se mettre à la portée des gens, comprendre ce dont ils ont besoin pour progresser, pour avancer dans leur voie.

Identifiez votre cible. Quels sont les organismes de formation de votre ville, de votre département ? Quelles sont les écoles ? Quelles sont les entreprises susceptibles d’avoir besoin de vos services ? Ou si vous vous adressez aux particuliers : quelle population habite votre ville et les alentours en termes d’âge, de catégorie socio-professionnelle… Bref faites un tour complet des structures capables de vous faire travailler et de vos clients éventuels.

Ensuite qui sont et que font vos concurrents ? Tapez une recherche google et pages jaunes pour le savoir. Combien sont-ils ? Que font-ils ? Comment pouvez-vous vous démarquez ? Comme la formation n’est pas encadrée et ne demande pas un gros investissement financier, la concurrence est souvent rude. Il faudra la connaître pour tracer votre propre chemin.

Déterminez les attentes de vos cibles : formation en présentiel, en distanciel, en e-learning, qualifiantes, diplômantes… en tenant compte des moyens financiers de vos futurs clients.

Toutefois pour créer un OF il n’est pas nécessaire que vous soyez formateur vous-même, il est tout à fait possible que vos forces soient vos capacités commerciales et gestionnaires, donc il vous faudra vous appuyer sur des formateurs compétents.

Quels formateurs connaissez-vous ? Lesquels pourriez-vous faire travailler pour vous ? A quel tarif ? Sous quelle format (CDI, CDD, vacation, indépendant). Sont-ils complémentaires de votre savoir ou représentent-ils une menace pour votre activité ? Seront-ils des concurrents ou des partenaires ?

📈 C’est cette étude de marché qui vous dira si oui ou non il y a du potentiel dans votre secteur avec vos compétences.

1.2. Élaborez votre catalogue de formation

Il faut y réfléchir avant de mettre en place votre organisme de formation car le nerf de la guerre lorsque vous vous déplacerez pour aller démarcher vos futurs clients c’est d’avoir quelque chose de concret à leur proposer et donc à leur vendre. Et ce quelque chose dans notre métier s’appelle Catalogue de formation.

Tout en gardant à l’esprit que ce que vous proposez correspond bien aux besoins du marché.

Qu’est-ce qu’un catalogue de formation ? C’est tout simplement le document papier, informatique, en pdf, sur internet (peu importe le support) qui recense ce que vous proposez à la vente. Autrement dit, dans ce catalogue on retrouvera tous les programmes de formation que votre organisme va proposer tous formateurs confondus. Donc si vous comptez faire travailler des formateurs autres que vous-mêmes il est important de les solliciter sur ce point.

Prenez soin de le rédiger correctement car il doit être facile à comprendre pour tout le monde. On évite donc le jargon hyper technique 😉. N’oubliez pas que votre catalogue passera dans les mains de personnes qui ne sont pas forcément de votre domaine d’expertise. Par exemple, si votre OF vend des formations sécurité incendie, vos interlocuteurs premiers : responsable de formation, responsable ressources humaines, centres de formation… n’y connaissent pas forcément grand-chose mais ils doivent être en mesure de voir si cela correspond aux besoins des autres services de l’entreprise ou de leurs clients.

1.3. Définissez vos tarifs, vos besoins et vos moyens

J’ai écrit un article à ce sujet relativement complet que je vous invite à lire.

Mais sachez que vous devez réfléchir au prix de vente de vos journées de formation. Il ne faut pas être trop cher ni ridiculement bas (ne cassez pas le marché au risque d’y laisser des plumes !) par rapport à la qualité de ce que vous offrez et à votre concurrence.

Vos frais et couts de fonctionnement dépendront des modes de formation que vous allez choisir : présentiel, distanciel ou e-learning.

Prenez le temps de bien lister tout ce qu’il vous faudra payer :

  • Charges de fonctionnement,
  • Charges sociales,
  • Frais de gestion (expert-comptable, centre de gestion agréé, CFE…),
  • Internet,
  • Loyer,
  • Salaires chargés,
  • Frais d’équipement informatique : ordinateur, vidéoprojecteurs, caméras, développement médias, logiciels comme Zoom ou autre,
  • Salles équipées (tableau blanc, tables, chaises…) aux normes ERP ou location de salles,
  • Site internet,
  • Imprimantes et frais d’impression : catalogue de formation, supports pédagogiques, chevalets, documents administratifs…
  • Frais de déplacement pour vous et vos formateurs (indemnités kilométriques, transport, nuits d’hôtel, repas…),

Bref, il est important de vous renseigner avant de vous lancer et dans tous les cas de rédiger un business plan. Car en cas de frais importants il faudra certainement contracter des crédits auprès de votre banque : pour les locaux, pour les salaires, pour les frais de fonctionnement… et elle exigera que vous lui présentiez un business plan détaillé.

1.4. Rédigez votre business plan

Si besoin demandez de l’aide à un expert-comptable qui vous expliquera comment faire votre business plan.

Il existe également des logiciels en ligne pour vous aider à le rédiger et surtout à faire le prévisionnel financier sur 3 à 5 ans tel qu’il sera demandé par votre banque.

Personnellement je n’en ai jamais utilisé car j’ai fait appel à un expert-comptable pour m’accompagner.

Aussi si parmi mes lecteurs certains ont déjà utiliser ce type de logiciel, je vous remercie 🙏 de nous faire part de votre expérience dans les commentaires 👇.

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2 – L’administratif pour devenir organisme de formation

2.1. Choisir un nom d’entreprise

En tout premier lieu, il vous faut un nom d’entreprise et une adresse physique.

Pour choisir le nom de l’entreprise je vous fais entièrement confiance, toutefois prenez le temps de vérifier que votre nom est en cohérence avec votre activité professionnelle ou alors que ce soit votre nom à vous.

Par exemple, si vous choisissez un nom comme « Arpège formation », les gens penseront à des formations en musique et non en management ou en comptabilité.

Le choix de votre nom a donc de l’importance, il doit également être facile à trouver sur internet et rentrer dans les différentes cases administratives, donc vous éviterez les titres comme « Les formations dans tous les domaines de la vie professionnelle » 😉 et préférerez les titres courts comme « Management Formations ».

Mais bien sûr vous pouvez faire plus original tout en faisant sérieux quand même, parce que ce nom d’entreprise et bien, vous allez le trainer avec vous pendant de nombreuses années et il figurera sur tous vos documents officiels 👼.

Vérifiez également que ce nom n’a pas été déposé par d’autres auprès de l’INPI et tout simplement en tapant dans google et d’autres moteurs de recherche le nom auquel vous pensez.

2.2. Choisir son statut d’organisme de formation

Vous pouvez lire mon article détaillé à ce sujet ici ou l’écouter si vous préférez en cliquant en dessous 👇 :

Les personnes qui ont lu cet article ont aussi lu  10 clés pour devenir formateur professionnel

En résumé vous avez plusieurs statuts possibles :

  • Micro entreprise individuelle (régime auto-entrepreneur) : en tant qu’OF vous ne pourrez pas recruter de formateurs. Vous serez donc seul et votre chiffre d’affaires ne devra pas dépasser les 72600 euros par an. Vos biens personnels et professionnels sont mélangés.
  • EIRL (Entreprise Individuelle à Responsabilité Limitée) : vos biens personnels et professionnels sont séparés et vous êtes seul à la barre. Cela reste assez simple à gérer.
  • SARL, SAS, EURL ou SASU : ces différents statuts vous permettent d’embaucher du personnel. C’est l’un des meilleurs statuts pour créer un OF fiable et durable dans le temps car il est rassurant tant pour les clients, que les banques et l’administration.
  • Association : son but est non lucratif et elle doit être composée d’au moins deux associés Je fais partie de GERME qui en est l’illustration parfaite.

Encore une fois votre expert-comptable sera à même de vous expliquer le meilleur statut pour vous en fonction de votre projet d’OF.

💡 Une fois votre statut choisit, il faut déclarer votre entreprise.

Renseignez-vous également sur les aides auxquelles vous avez droit : je vous invite à lire cet article que Samira a écrit tout spécialement pour vous.

2.3. Ouvrir un compte bancaire

Quel que soit votre statut il vous faudra un compte bancaire séparé pour vos activités professionnelles et votre vite perso.

Renseignez-vous auprès de plusieurs banques et surtout vérifiez la pertinence des moyens de paiement, dans certains cas, vous pouvez vous passer de carte bancaire, dans d’autres, non mais les frais ne sont pas les mêmes 😉.

2.4. Rechercher des financements

Vous avez une banque et un business plan, parfait !

Maintenant, il vous faudra sûrement un peu d’apport personnel.

La banque peut vous prêter de l’argent dans certains cas. Dans d’autres vous pourrez prétendre à des aides.

Parfois cela ne suffit pas. Il existe d’autres pistes de financement :

  • Les amis et la famille 😀;
  • Des investisseurs, des associés (mais vous n’êtes plus seul à la barre) ;
  • Les dons sur les plateformes de crowdfunding ;
  • Des subventions locales, régionales, des prêts d’honneur, etc.

2.4. Obtenir votre NDA (numéro de déclaration d’activité) d’organisme de formation

Afin d’exercer comme Organisme de Formation vous devez (même si vous êtes auto-entrepreneur) faire une déclaration d’activité que vous déposez à la DREETS.

Vous devez effectuer cette formalité dans les 3 mois suivant le démarrage de votre première formation.

Pour vous déclarer, vous devez fournir les éléments suivants :

  • Votre première convention ou contrat de formation professionnelle (preuve que vous avez une clientèle en propre et que vos prestations relèvent bien de la formation professionnelle au sens du code du travail). À défaut, un bon de commande et la facture conclus avec le bénéficiaire et la liste des stagiaires de la formation sur laquelle s’appuie la déclaration.
  • Le programme détaillé de cette 1ère formation : lieu, date, déroulé, thèmes abordés, prix, diplômes ou attestations éventuellement délivrés…
  • La liste des formateurs intervenants (vous pouvez bien évidemment être seul sur cette liste).
  • Une copie de la pièce attestant de l’existence légale de votre organisme de formation. Pour vous, en tant que formateur, vous devez fournir une attestation de l’URSSAF ou en tant qu’entreprise le justificatif de votre numéro de SIREN.
  • L’original du bulletin n°3 de votre casier judiciaire que vous pouvez obtenir gratuitement.

Puis vous devrez compléter le bulletin de déclaration d’activité d’un prestataire de formation, soit par Internet soit par correspondance à l’aide d’un imprimé  Cerfa n° 10782*05.

Dans les 15 jours à dater de la réception de la déclaration, le préfet de région délivre au déclarant un récépissé comportant un numéro d’enregistrement. Ce numéro devra figurer sur tous vos documents administratifs : conventions de formation, programmes, devis, factures etc.

De plus, la déclaration d’activité vous donne en tant qu’OF l’opportunité d’être exempté de TVA.

Votre organisme de formation sera également affiché sur la liste publique des entités de formation que vous trouverez ici.

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2.5. Obtenir des certifications ou des labels

Alors qu’un diplôme de formateur n’est pas obligatoire, il est souvent indispensable d’obtenir des certifications pour que votre organisme de formation soit reconnu par vos clients.

Aujourd’hui on parle de qualiopi, hier c’était Datadock.

Je vous invite à lire mon article à ce sujet.

Les labels sont octroyés par le CNEFOP ou le Conseil national de l’emploi, de la formation et de l’orientation professionnelle. Par exemple : le label Certif Région, le Qualicert, le label Eduform du ministère de l’Éducation nationale, et bien d’autres.

2.6. L’administratif courant de l’organisme de formation

Une fois votre première formation vendue. Il vous faudra respecter un certain nombre de points administratifs.

En tant qu’organisme de formation, vous devrez :

  • fournir tous les ans un bilan pédagogique et financier de vos activités de formation ;
  • avoir une comptabilité bien tenue ;
  • remettre aux stagiaires les documents obligatoires : règlement intérieur, programme de la formation, système d’évaluation, nom et coordonnées des formateurs, les tarifs, l’attestation de fin de formation. Vous pouvez lire mon article à ce sujet.

 

3- Être visible et reconnu comme organisme de formation

Comme la concurrence est rude il est important d’être trouvé facilement et internet n’a jamais été aussi pratique pour le faire.

3.1. Se référencer en tant qu’organisme de formation

Les deux endroits incontournables pour être trouvé comme OF ce sont :

  • les pages jaunes (payant) ;
  • google my business si vous avez une existence physique avec des locaux par exemple (gratuit);
  • les sites de référencement d’organismes de formation dans votre domaine;
  • et la liste publique des entités de formation à laquelle vous serez inscrit en obtenant votre NDA.

🎈 Petit conseil perso : oubliez les sites internet payant qui vous mettent soi-disant en relation avec des demandeurs. AU mieux testez-les gratuitement pour voir si cela vaut quelque chose, au pire fuyez ! La majeure partie du temps, cela ne fonctionne pas, ils prennent votre argent et c’est tout !

3.2. Créer un site internet dynamique

La meilleure chose à faire c’est d’avoir un site internet qui reprend votre catalogue de formation, vos valeurs, votre image de marque.

Un site web vivant sur lequel vous donnez des conseils, des news et où les gens peuvent vous contacter directement.

Ce site internet sera votre vitrine dynamique pour vos clients et prospects mais aussi pour vos stagiaires car avec un mot de passe vous pouvez leur créer un espace privé sur lequel ils retrouveront vos supports de cours, par exemple. Ils reviendront donc régulièrement sur votre site et verront vos nouveautés.

Travaillez bien le référencement pour être trouvé dans les moteurs de recherche avec les bons mots clés. Si besoin faites appel à un professionnel de création de sites web. C’est d’autant plus important si vous visez les particuliers.

Relayez vos informations sur Google My Business, sur Facebook (créez une page afin de ne pas mélanger le perso et le pro), sur Linkedin et j’en passe…

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3.3. Démarcher les professionnels de votre domaine

Allez sur le terrain avec votre catalogue de formation, démarchez les entreprises, les organismes de formation, les grandes écoles susceptibles de vous faire travailler.

Récupérez un maximum de noms et mails de contacts (lisez mon guide gratuit si ce n’est pas déjà fait pour en savoir plus).

Il faut surtout être persévérant et aller à la rencontre de vos prospects au moins 2 fois par an.

Participez aux salons de votre secteur. Si vous n’avez pas les moyens de prendre un stand à vous tout seul, mettez-vous à plusieurs !

3.4. Se renouveler

Une chose importante lorsqu’on a un organisme de formation c’est de se renouveler régulièrement.

L’idée c’est de coller aux besoins du marché, aux attentes de vos clients. Donc soyez à l’écoute de leurs demandes et de leurs besoins, relisez bien les feuilles d’évaluation de fin de formation, demandez à vos apprenants en fin de formation si cela leur a convenu et ce qu’ils aimeraient apprendre.

Si vous avez des formateurs faites le point régulièrement avec eux pour savoir ce que les stagiaires attendent comme améliorations, comme nouvelles idées ou comme nouveaux besoins.

Cela vous permettra de réajuster vos programmes et d’enrichir votre catalogue de formation au fur et à mesure du temps.

Faites aussi de la veille en allant régulièrement sur internet, lisez des news de la formation, des magazines, des livres. Bref : restez ouverts 😀.

3.5. Prendre soin de ses clients

Il est fondamental de prendre soin de vos clients et d’aller les voir au moins une fois par an, je recommande deux visites physiques par an minimum. Avec la COVID, on peut envisager d’appeler pour prendre des nouvelles et faire des rendez-vous via skype, zoom ou autre.

Il vous faudra aussi entretenir la flamme régulièrement, au minimum une fois par mois envoyez par mail à vos prospects et vos clients des newsletters ventant vos nouveautés, vos produits et vos services.

Il faut également penser à envoyer vos vœux, fêter les anniversaires de vos clients les plus proches (sur Facebook ou par mail). En un mot il faut FIDÉLISER vos clients car un client satisfait vous ramène d’autres clients.

Votre excellente réputation et vos compétences sont à entretenir avec soin car la majorité de votre travail vous sera apporté par des clients satisfaits, le bouche à oreille est un vrai facteur de réussite dans notre métier

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En résumé pour créer votre organisme de formation, il vous faudra :

  • trouver un marché porteur pour vous démarquer de la concurrence ;
  • trouver des financements éventuellement ;
  • choisir le bon statut et faire les démarches administratives nécessaires à la création de votre OF ;
  • vous vendre en permanence ;
  • être visible pour vos prospects et clients ;
  • entretenir des relations de qualité avec vos clients et vos prospects ;
  • et savoir fidéliser vos clients pour profiter du bouche à oreille.

A vous de jouer !

N’hésitez pas à me faire part de votre expérience et de vos suggestions dans vos commentaires 😀.

A très vite

Nathalie

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