Les étapes pour définir vos tarifs de formateur indépendant

Les étapes pour définir vos tarifs de formateur indépendant

On me pose très souvent cette question : « comment définir les tarifs de mes formations » et comme je ne connais pas tous les secteurs d’activités ni toutes les formations du monde entier, j’ai beaucoup de mal à répondre précisément à cette question 😊

Donc aujourd’hui, c’est un vrai défi pour moi d’écrire un article à ce sujet.

J’aimerai pouvoir échanger via les commentaires avec ceux et celles d’entre vous qui en auront le temps sur cet exercice délicat qui consiste à définir ses tarifs. Donc merci d’avance.

Avant de lire cet article, je vous recommande si cela n’est pas fait de lire mes articles sur « comment choisir son statut » et « comment se faire connaître« .

Pourquoi définir ses tarifs et parler rentabilité ?

Je sais que beaucoup de futurs formateurs se positionnent avant tout sur ce qu’ils veulent gagner par mois. Et je le comprends très bien.

L’erreur courante c’est de se dire, je veux gagner 2400 euros par mois, donc si je vends 15 jours de formation en moyenne par mois, je dois proposer mes journées de formation à 160 euros. Vous verrez dans l’exemple ci-après que ce n’est pas si simple. Toutes mes excuses à ceux qui l’ont déjà compris 😉.

On a aussi une problématique de confusion éventuelle entre le salaire net, le bénéfice et le chiffre d’affaires (CA). Votre rémunération reposera sur votre bénéfice et non sur votre chiffre d’affaires seul.

Sauf, qu’en France, toute entreprise est d’une part, soumise à des charges et d’autre part à des frais de fonctionnement.

De plus, il faudra prendre en compte votre domaine d’expertise, vos concurrents, vos temps de préparation et le nombre réels de jours que vous pourrez travailler par mois sur l’année.

Il est fondamental de vous poser la question de la rentabilité de vos formations et non seulement de la qualité de celle-ci, de vos compétences ou de votre professionnalisme.

Il faudra aussi savoir gérer et organiser votre temps au mieux pour que celui-ci vous aide à atteindre votre seuil de rentabilité.

En effet, vous aurez des difficultés à « être au four et au moulin ». Par exemple, impossible de vendre vos formations le jour où vous animez. Impossible également de faire votre administratif tout en conduisant !

Prenez conscience dès à présent que vous ne pourrez pas animer 20 ou 22 jours par mois toute l’année sans y laisser quelques plumes.

Alors je vais vous parler des différentes étapes à respecter, dans cet ordre ou un autre ; en tout cas celui qui vous conviendra le mieux.

Déterminez vos charges et vos frais pour définir vos tarifs

Cela dépendra de votre statut mais également de vos revenus, si vous êtes seul ou en couple et également du type de formation que vous vendez (inter ou intra-entreprises), avec ou sans TVA.

Donc je ne rentrerai pas dans le calcul complexe de ce qu’il vous restera après impôt !

Exemples de charges :

Voici quelques exemples de charges. Cela est loin d’être exhaustif, bien sûr :

  • URSSAF
  • Retraite
  • Prévoyance
  • Mutuelle
  • Assurance spécifique chômage des indépendant si vous y souscrivez
  • Assurance professionnelle
  • Location de vos bureaux
  • Crédit de votre voiture au prorata de son usage pro
  • Electricité, chauffage, eau…

Exemple de frais de fonctionnement :

Voici quelques exemples de frais de fonctionnement. Cela est loin d’être exhaustif, bien sûr :

  • Abonnement téléphonique ;
  • Achat d’un téléphone portable ;
  • Abonnement internet ;
  • Frais postaux (timbres, enveloppes…) ;
  • Achat d’une petite imprimante, scanner ;
  • Frais d’impression (toner, cartouches, factures d’imprimeurs…) ;
  • Création de site internet et sa gestion ;
  • Achats de livres et documentations diverses pour préparer vos formations ;
  • Le coût des formations que vous suivez pour vous former vous-mêmes (dont vous déduirez la part prise en charge par votre CPF ou OPCO) ;
  • Cabinet comptable, centre de gestion agréé ;
  • Consommables divers…

Bien sûr ce ne sont que des exemples, vous n’aurez pas forcément tous ces frais à prendre en compte, ou d’autres, liés à votre fonctionnement.

Exemple de frais liés à l’animation de vos formations :

Lorsque vous allez animer vos formations, cela va augmenter vos charges ponctuellement en fonction du type de formation que vous animez (en sous-traitance pour un OF, en intra-entreprise, en inter-entreprises), de sa durée (repas et nuit sur place) et de son éloignement.

Exemples :

  • Coût de transport (billets d’avion, train, RER, taxi, essence et usure de votre véhicule, péage, parking…)
  • Frais d’hébergement si non pris en charge par le client (hôtel, chambre d’hôtes…)
  • Frais de repas du midi, du soir et petit déjeuner si vous devez rester sur place
  • Location de la salle si la formation ne se fait pas chez le client ou à ses frais
  • Location du matériel (vidéo, paperboard…)
  • Frais des pauses pour vos stagiaires (café, thé…) sauf lorsque votre lieu d’accueil comprend des distributeurs
  • Coût d’impressions spécifiques pour cette formation

Certains de ces frais seront pris en charge par votre client si la formation a lieu chez lui dans sa salle de réunion et qu’il fournit lui-même le café, de même s’il y a une cantine d’entreprise pour le repas du midi.

Vous pourrez refacturer une partie de ces frais directement à votre client ou à l’organisme de formation pour lequel vous intervenez en sous-traitance. Donc pensez à le négocier lors de votre contrat de mission et sur la convention de formation.

Calculez vos coûts mensuellement

Je vous suggère sur un tableau type Excel de reprendre l’ensemble des charges et frais énumérés ci-dessus qui vous concernent personnellement.

Certains de ces frais sont annuels, je vous conseille de les ramener au mois pour plus de facilité.

Prenons un exemple simple d’un formateur autoentrepreneur qui anime 15 jours par mois et travaille de son domicile, il ne prend pas l’avion ni le train et rentre dormir chez lui tous les soirs. Il souhaite gagner 2400 euros nets avant impôts.

Frais de fonctionnement

Estimation en euros par MOIS

Téléphone (appareil et abonnement)

25

Internet

40

Consommables divers

30

Assurance pro

15

Electricité, eau, chauffage

100

Déplacements (essence, parking, péages) pour animation et prospection

375

Repas du midi (15 euros par jour d’intervention)

225

TOTAL FRAIS

810

Calculez votre tarif ou vos tarifs de rentabilité

Pour pouvoir calculer son tarif idéal de rentabilité à la journée, nous allons devoir cheminer par déduction.

Tableau d’hypothèses pour 15 jours travaillés :

 

Hypothèse 1

Hypothèse 2

CA mensuel

3750

4800

Cotisations sociales (22%)

825

1056

Résultat brut

2925

3744

Frais de fonctionnement

810

810

Bénéfice mensuel

2115

2934

Prix de journée

250

320

Précisions : comme dans mon exemple, notre formateur est au régime autoentrepreneur, il ne peut pas déduire ses charges de son CA.

Je vois que dans l’hypothèse 1 avec un prix de journée à 250 euros, notre formateur gagne seulement 2115 euros avant impôts. Il faut donc qu’il augmente son prix de journée.

Dans l’hypothèse 2, on voit qu’en montant son prix de journée à 320 euros notre formateur réussit à gagner 2934 euros avant impôt. Il facture ainsi 320 divisé par 7 heures : 45,71 euros son temps de travail d’animation.

On pourrait bien sûr affiner les calculs.

Toutefois, il faut garder à l’esprit que notre formateur qui est novice ne vendra peut-être pas 15 jours de formation par mois tous les mois.

Une autre piste est d’avoir des tarifs différents si vous intervenez en intra, en inter ou en sous-traitance pour un organisme de formation. C’est ce que je fais. Par exemple, en intraentreprises votre prix de journée peut être de 800 euros HT ; en interentreprises à 150 euros HT par personnes et en sous-traitance à 450 euros HT.

Calculez votre nombre de jours d’intervention possibles par mois

Bien sûr, vous pouvez faire ce calcul en amont, il n’y a pas d’ordre précis pour tous ces calculs. Il faut TOUS les faire, c’est tout.

Pour définir vos tarifs de façon cohérente, il faut aussi définir votre nombre de journées d’intervention par mois et par an.

Le métier de formateur est en général soumis à une forte saisonnalité. Tout dépend de votre domaine d’activité bien sûr car il accentuera ou non votre volant de journée possible. Cela dépend également de la façon dont vos clients financent leurs formations.

Une grande tendance se dégage de la façon suivante : les organismes de formation organisent moins de sessions de formation durant les mois de juillet et d’août en raison des vacances. De façon générale, les formateurs interviennent moins pendant les vacances scolaires. Suivant les financements, notamment par OPCO, les fins d’année (mois de novembre et décembre) peuvent être extrêmement chargés.

Il faut donc avoir conscience que pour travailler en moyenne 15 jours par mois sur l’année, certains mois, notre formateur interviendra 6 jours sur 7 et d’autres mois, il n’interviendra pas du tout.

Renseignez-vous bien sur la saisonnalité de votre secteur de formation car quand vous n’intervenez pas vous ne percevez aucune rémunération. En effet, au statut entreprise individuelle régime micro (autoentrepreneur), vous êtes considéré comme une entreprise et non comme un salarié, sauf pour ceux qui interviennent à la vacation ou en portage salarial (je connais quelques formateurs salariés qui ont réussi à obtenir des allocations chômage pour des périodes longues sans interventions).

Confrontez votre calcul de prix de journée à la réalité !

Malheureusement vous n’êtes pas seul à proposer des formations !

Je sais, je ne vous apprends rien 😉.

Alors, une petite étude de la concurrence s’impose pour savoir si votre prix de journée est intéressant.

Avec internet aujourd’hui, et surtout google, il est super facile de savoir si d’autres proposent les mêmes formations que vous et à quel prix.

En général, vous trouverez en tapant vos mots clés les formations proches de celles que vous animez, voire carrément le même intitulé ou le même programme.

Par exemple, si je tape dans google « formation de formateurs » je vais trouver des formations type CEGOS qui proposent une formation de formateur de 11 jours pour 4995 euros HT en 2021, elle est éligible au CPF. Je vais ensuite regarder toutes les formations qui correspondent à ce que je fais. Bien sûr si ma formation est en ligne, je vais chercher « formation en ligne pour devenir décorateur » par exemple.

Il faut comparer le nombre de jours, la durée en temps, si la formation est éligible ou non au CPF (cela engendre des frais de dossier en plus), le nombre de formateurs impliqués et son coût total.

Par exemple, si la formation de formateurs CEGOS est animée par une personne sur 11 jours, et que je propose exactement la même chose éligible au CPF, mon prix de journée sera donc de 4995 euros divisés par 11, donc 454 euros HT, par personne inscrite en interentreprises.

Mais soyons réaliste, la plupart de mes clients veulent une formation de formateur interne qui dure 3 à 5 jours maxi et pour les formateurs indépendants 5 à 7 jours maxi.

J’approfondis donc ma recherche, je trouve plusieurs structures qui proposent des formations de formateurs sur 5 jours en inter-entreprises à 1500 euros HT. C’est-à-dire 300 euros HT par jour et par personne pour 7 heures d’animation en présentiel, donc 42.85 euros par heure.

Suivant votre région, votre département et la taille de votre ville, les entreprises et/ou les particuliers auront l’habitude d’un certain niveau de prix.

Se vendre trop bas, c’est l’échec assuré sur le long terme car travailler pour perdre de l’argent, ça ne marche pas, même si au départ, on récupère des marchés en cassant la concurrence.

Se vendre trop haut, c’est aussi l’échec assuré, sauf à être un véritable expert reconnu dans notre domaine. La rareté fait le prix !

Calculez le coût de votre temps de préparation

Pour animer une formation, il faut la préparer en amont. Forcément, plus vous démultiplierez la même formation, plus l’impact du temps de préparation sera faible car vous aurez uniquement les mises à jour à faire.

Sachez qu’au départ, vous démarrez avec une page blanche et il va falloir préparer du contenu pour au minimum 1 jour, soit 7 heures et plus.

Lorsque je mets en place une formation pour la première fois ; par exemple, pour une formation qui va durer 5 jours, cela me prend à peu près 5 jours de préparation, voire plus suivant le nombre et le type d’exercices que je vais faire faire ainsi que les supports que je vais donner aux stagiaires.

En fait, plus le temps d’animation est long, plus on doit avoir de contenu, d’exercices, plus on doit être prêt à tout car le niveau des stagiaires va évoluer pendant votre formation, les interactions vont se mettre en place, les stagiaires seront plus demandeurs ; c’est normal !

Donc la première fois que je vends une formation que je viens de créer de toute pièce, je ne gagne rien, parfois même je perds de l’argent. Je commence à en gagner à la deuxième après avoir fait les réajustements nécessaires, puis j’en gagne davantage à la troisième et ainsi de suite.

Donc deux choses essentielles à garder à l’esprit : il faut vendre des formations mais se garder du temps pour les préparer.

Ce temps de préparation doit être inclus dans votre coût de journée (donc dans vos tarifs) pour pouvoir être absorbé dans le temps. Plus vous animerez des formations du même type plus votre marge augmentera.

Par contre, vous aurez TOUJOURS du temps de préparation en amont pour mettre à jour votre formation, vos supports, vos mises en situation etc. Donc prenez le en considération dans vos calculs de tarifs.

En résumé, il existe différents critères à prendre en considération pour fixer vos tarifs :

  • Ce dont vous avez besoin pour vivre ;
  • Vos frais ;
  • Vos charges (lié au statut que vous avez choisi) ;
  • Le nombre de jours d’intervention que vous pouvez réaliser par mois et par an ;
  • La saisonnalité de votre métier de formateur ;
  • Les tarifs de vos concurrents ;
  • Vos temps de préparation.

Et vous ? Comment fixez-vous vos tarifs ?

N’hésitez pas à consulter mon article sur le choix de votre statut.

A très vite

Nathalie

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4 thoughts on “Les étapes pour définir vos tarifs de formateur indépendant

  1. Merci Nathalie pour ces précieux conseils ! Eh oui, quand on débute on a tendance à sous-estimer les charges ainsi que le temps nécessaire à la préparation ! D’où l’importance de ne pas se brader pour tenir sur le long terme…

  2. Merci pour le partage ! Avec mon conjoint, on a pris en compte le revenu dont j’avais besoin, le temps de préparation des formations (en gros, 1h de prépa pour 1h de formation), mais effectivement pas les frais liés au matériel. Je pensais inclure le prix des livres à fournir à mes apprenants dans le prix de formation proposé. En revanche, je me suis bien basée sur les tarifs horaires pratiqués dans ma région (pour les formations en anglais, cela se compte plutôt en heures qu’en journées).

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