Le cahier des charges est un document  indispensable pour pouvoir construire ensuite un programme de formation pertinent pour votre client.

Toutefois (comme j’ai pu en faire l’expérience à maintes reprises) certains clients, notamment de petites entreprises dépourvues de responsable formation n’ont pas conscience de l’importance du cahier des charges.

Ils pensent souvent à tort que nous devons arriver avec un catalogue de formation clé en main et qu’ils vont piocher dedans en espérant que cela colle avec les réels besoins de leurs salariés.

Ne vous laissez pas impressionner 😉💪.

Insistez pour qu’ils réfléchissent à un cahier des charges.

Au besoin, envoyez leur une trame de travail inspirée des éléments ci-dessous.

Si vous êtes formateur vacataire, l’organisme de formation qui vous emploi doit poser ces questions à son client.

Toutefois, n’hésitez pas à leur donner la liste de vos questions spécifiques pour que vous puissiez animer au mieux vos formations.

🎧🎧🎧🎧 Si vous souhaitez écouter cet article, cliquez sur ce lien 😉!

Qu’est-ce qu’un cahier des charges ?

C’est un document clé de communication interne (entre les différents services) et externe (avec les prestataires de formation).

Ils permettent aux responsables de formation :

• d’exprimer les besoins des salariés de l’entreprise,
• d’acheter de la formation répondant à leurs objectifs,
• et de répondre aux normes qualité concernant le processus de formation engagée.

Le cahier des charges répond à des critères précis, il est désigné par la norme NF X50-756 comme :

« le document contractuel fixant les modalités d’exécution d’une action de formation. Ce document contient des éléments administratifs, pédagogiques, financiers et organisationnels pour atteindre des objectifs déterminés ».

Contenu du cahier des charges pour une formation

Si nous voulons pouvoir répondre avec pertinence aux besoins d’une entreprise, il est fondamental qu’elles nous transmettent des informations.

Notamment sur elle, sur les personnes à former ainsi que sur les objectifs visés par la formation.

Il est important également de rencontrer l’entreprise afin de reformuler ce cahier des charges pour éviter toute ambiguïté ou interprétation malheureuse de votre part.

Les informations que l’entreprise doit vous transmettre

• Le nom, les coordonnées et son secteur d’activité.
• Son effectif global ou au moins l’effectif du service concerné par la formation.
• Le contexte général de sa demande de formation : qu’est-ce qui l’amène à demander ce type de formation, quelles en sont les enjeux ?
• Quels sont les compétences attendues ? Quels sont les changements attendus ou la situation souhaitée ? Et à quelle échéance ?
• Quel est le public visé par la formation ? Quelles sont ses caractéristiques : nombre de personnes, âge, ancienneté dans l’entreprise, qualification ou niveau d’études etc. ?
• Quelles sont les contraintes ? Elles peuvent être financières, ce qui peut limiter la durée de la formation. Elles peuvent concerner la disponibilité des personnes. Elles peuvent être liées au travail de nuit de certaines personnes (cela demande de les faire venir en journée et nécessite une planification pour leur repos) etc.
• Quelles sont les modalités pédagogiques habituelles ou désirées pour les stagiaires ? Partage d’expériences, cours théorique, travaille en sous-groupes, jeux de rôle etc.
• Quelles sont les modalités d’évaluation souhaitée pour la formation ? Il se peut que l’entreprise ne souhaite pas non plus faire d’évaluation des compétences.

Bien sûr, à ces questions d’ordre général, vous devrez poser des questions beaucoup plus précises.

Par exemple, pour une formation en droit du travail, je vais demander, entre autres, le nom de la convention collective, les accords de branche et les accords d’entreprise éventuels, le nombre de représentants du personnel, les noms des syndicats etc.

Mesurer les écarts entre la demande et la réalité

Vous vous apercevrez qu’il existe souvent un écart entre la perception que votre demandeur a de votre domaine d’activité et la réalité.

C’est une des raisons pour laquelle il est fondamental de rencontrer personnellement le responsable formation ou le demandeur.

Dans cet entretien, vous pourrez poser des questions plus pointues et défendre votre programme de formation.

En effet, les attentes du demandeur et celles du formateur sont parfois assez éloignées. Et pourtant, leur objectif est identique : que la formation soit réussie !

Toutefois, certains paramètres comme la durée, le nombre de stagiaires, la composition du groupe etc. doivent être négociés.

Les points que vous aurez certainement à négocier pour rédiger ce cahier des charges de formation

• durée de la formation
• date de la formation
• nombre de stagiaires
• composition du groupe
• lieu de la formation

La durée de la formation

Le demandeur a toujours tendance à réduire la durée de la formation car cela a un impact direct sur son coût. Plus la formation est longue, plus cela lui coûte cher !

Par contre, pour mener à bien votre formation et arriver à de bons résultats, vous aurez certainement besoin de plus de temps.

Lorsque votre demandeur ne veut pas céder sur la durée de la formation, il conviendra de lui expliquer que vous devrez élaguer certaines parties de celle-ci pour pouvoir respecter ce temps imparti.

La date de la formation

Souvent le demandeur souhaite regrouper les formations sur des périodes moins chargées pour son entreprise.

De ce fait, les formations risquent de se dérouler trop tôt ou trop tard par rapport aux réels besoins des stagiaires.

Par exemple, j’anime une formation pour les délégués du personnel afin qu’ils comprennent leurs missions et puissent être opérationnels juste après les élections.

Certains clients, voudront attendre trois ou quatre mois avant de mettre en place cette formation.

Entre-temps, vous vous doutez qu’ils auront eu quelques problèmes de dialogue social ! Je propose donc à mes clients de faire cette formation juste après les résultats des élections. Cela permet à tout le monde de partir sur de bonnes bases.

Le nombre de stagiaires

Le demandeur souhaitera certainement augmenter le nombre de stagiaires car ainsi le coût de la formation par stagiaire diminue.

Sauf que pour que votre formation soit efficace vous aurez intérêt à négocier que le groupe n’excède pas huit à 10 personnes.

Tenez bon car c’est votre crédibilité qui en dépend.

En effet, si vous avez estimé la durée de formation à trois jours pour huit à 10 personnes et que votre client vous impose 20 personnes, vous aurez des difficultés à mener à bien votre mission.

C’est donc vous qui ne serez pas repris sur les prochaines formations !

Le lieu de la formation

L’entreprise souhaitera que la formation se déroule sur le lieu de travail afin de diminuer les coûts notamment de déplacement et aussi pour permettre aux stagiaires de passer au bureau avant ou après la session de formation (voire malheureusement pendant !).

Vous verrez qu’il est préférable que les formations aient lieu en dehors du lieu de travail afin que les stagiaires ne soient pas perturbés ou distraits.

En savoir plus

À vous de jouer !

Et vous ? Avez-vous des difficultés avec ce cahier des charges ? Ou des questions ?

J’espère que ces informations, trucs et astuces et conseils vous auront été utiles même si je sais que ce n’est pas exhaustif.

N’hésitez pas à me faire part de vos questions, de vos suggestions et autres conseils dans vos commentaires ci-dessous 🙏👇.

Nathalie