Vous avez besoin d’animer une ou plusieurs formations en distanciel, que ce soit pour toucher un public plus large ou en raison de la crise sanitaire actuelle.

Peut-être êtes-vous un peu perdu, ce qui est normal si cela ne fait pas partie de vos habitudes.

Dans cet article, je recense quelques points clés qui vont vous permettre d’animer des formations en distanciel sans stress !

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1 – Avoir le bon matériel

Cela peut paraître évident, toutefois il est primordial d’avoir un bon matériel pour pouvoir travailler en distanciel.

Je vous rassure, il ne vous faut pas grand-chose :

• Un ordinateur portable avec haut-parleurs intégrés et webcam, et surtout avec une batterie chargée (toujours utile en cas de coupure de courant intempestive).
• Une connexion internet fiable. Si votre wi-fi est peu constant, raccordez votre ordinateur à votre box à l’aide d’un câble ethernet. Si vous avez la 4G prévoyez de pouvoir l’utiliser en mode partage de connexion sur votre smartphone, dans le cas où votre connexion n’est pas parfaite.
• Un logiciel ou outil de visio gratuit et performant

Quelques outils de visio accessibles

• comme google meet https://meet.google.com/
• Zoom https://zoom.us/fr-fr/meetings.html
• Skype https://www.skype.com/fr/

Je vous conseille de bien les comparer puis de choisir celui qui correspond le mieux à vos formations.

Je sais que certains malheureusement se verront imposer par leur organisme de formation ou école un type d’outil qui ne correspondra pas forcément à leur façon de faire. Prenez donc bien le temps de le tester et de le connaître.

2 – Ensuite, il faut vous former à les utiliser pour ne pas avoir de soucis le jour J.

Les points clés à maitriser selon moi :

• allumer et éteindre votre micro et celui des stagiaires;
• pareil pour la vidéo;
• utiliser le chat;
• réussir votre partage d’écran : le partager et surtout ARRETER de le partager;
• gérer différentes salles virtuelles;
• voir rapidement qui demande la parole (fonction « lever la main »);
• se créer un tableau blanc pour écrire, dessiner des schémas (si cette fonction est disponible dans votre outil de visio).

3 – Tester son matériel de distanciel

Il n’y rien de pire que le matériel qui ne démarre pas ou qui vous lâche en cours de route. Je vous ai parlé dans cet article de la façon dont vous pouvez vous en sortir en présentiel, mais en distanciel, la panne technique peut être une catastrophe.

Donc pour ne pas stresser et rester zen, le mieux c’est de vérifier tout votre matériel au moins la veille et au plus tard, une heure avant de démarrer votre session.

Testez votre micro et vos haut-parleurs, faites une tentative de connexion avec l’outil de visio que vous comptez utiliser. Envoyez-vous un lien sur votre deuxième adresse email et voyez si cela fonctionne.

4 – Faire faire des tests micro et vidéo à ses stagiaires AVANT la formation en distanciel

Il faut penser à faire vérifier en amont le matériel à VOS stagiaires afin qu’eux non plus ne rencontrent pas de problèmes en se connectant.

En effet, pour des questions de sécurité, certaines entreprises sont amenées à bloquer le son et la vidéo sur les ordinateurs professionnels utilisés par leurs employé(e)s. Faites donc tester le son à vos stagiaires de manière autonome avant vos formations, par exemple avec cet outil en ligne et demandez-leur également de tester leur vidéo !

5 – Créer et envoyer un email aux stagiaires en AMONT

Envoyer aux stagiaires un email AVANT la formation pour accorder vos violons et fixer des règles communes comme on le fait en présentiel lors de l’introduction et du tour de table

Dans cet email, vous allez :

• conseiller à chacun de tester son matériel
• lister les éléments indispensables à la bonne tenue de votre formation ou de votre réunion : un ordi par personne, une pièce au calme, eau et/ou café à portée de main pour éviter de « disparaitre » pendant de longues minutes, casques audio si cela vous semble indispensable…
• poser les règles communes
• donner les horaires de début, de fin, de pauses café, de pauses déjeuner…

Exemples de règles communes :

• tout le monde coupe son microphone sauf le formateur
• tout le monde enlève la vidéo pour économiser de la bande passante
• lever la main pour demander la parole en utilisant l’outil adapté
• on utilise le « chat » pour poser des questions
• quand le formateur pose une question à tout le monde répondre via le chat en priorité
• quand quelqu’un a besoin d’aide, il partage son écran
• définir le nom de la salle commune, expliquer comment les stagiaires seront répartis dans les autres salles virtuelles pour les exercices ou les échanges

Bien entendu, ce ne sont que des exemples qu’il vous faudra adapter à votre situation. Par exemple, si vous formez des gens sur des logiciels informatiques, il peut être pertinent de leur imposer le partage d’écran systématique pour que vous puissiez voir ce qu’ils font en temps réel.

6 – Organiser une brève réunion AVANT la formation

Dans la mesure du possible, afin d’anticiper divers problèmes de connexion, son, ou communication, une réunion de 15 minutes environ est à planifier plusieurs jours avant chaque session de formation à distance avec le formateur(ice) et les stagiaires.

Ce moment est essentiel pour :

• faire connaissance, se présenter et relever les attentes de chacun(e) cela vous permettra d’ajuster au mieux votre programme ;
• vérifier que le son et la vidéo fonctionnent bien via l’outil de vidéo-conférence utilisé ;
• apprivoiser l’outil de vidéo-conférence, les boutons de partage d’écran, de coupure du son, la gestion des salles… ;
• vérifier que la connexion est suffisamment bonne de part et d’autre ;
• partager des règles communes utiles au bon déroulement de la formation…

7 – S’assurer que les stagiaires suivent bien la formation = créer une dynamique

En présentiel, rien de plus facile car ils sont tous en face de vous. En distanciel, surtout si vous leur demander de partager leur écran, de couper leur micro ou de couper leur vidéo, il peut s’avérer très difficile de savoir qui suit ou pas !

Pour ma part, je préfère garder la vidéo et c’est surtout moi qui partage mon écran. J’ai une autre astuce, j’ai un deuxième écran qui me permet de garder en visuel les stagiaires. Mais il est vrai que j’ai beaucoup de chance puisque je n’ai jamais plus de 10 stagiaires en même temps. Si vous en avez 20 ou 40, il va falloir leur poser régulièrement des questions, les mettre en sous-groupes pour travailler et faire faire du reporting.

Comme j’aime bien bouger, je ne reste pas statique tout le temps derrière mon écran, j’ai la chance d’avoir un bureau assez grand avec un vrai paperboad que j’utilise régulièrement. Cela me permet de bouger et de capter l’attention des stagiaires.

Dans tous les cas, veillez à utilisez des supports type powerpoint pour illustrer vos propos, diffusez des petites vidéos ou même des musiques, et prévoyez des questions, des quizz et des exercices à poser à chaque partie de la formation.

Vous pouvez également faire appel à plusieurs formateurs. Cela peut être utile pour animer des sous-groupes de travail, éviter que les participants ne se lassent de la voix de leur unique formateur ou encore gérer le chat et le lancement des supports visuels et vidéos

Le distanciel pour vous comme pour vos stagiaires, c’est long, c’est parfois pénible, voire douloureux suivant la qualité de sa chaise, le nombre d’heures à devoir rester assis, sa capacité à rester assis de longues heures !

Donc je vous conseille des sessions plus nombreuses mais plus courtes avec des pauses plus nombreuses également, tout le monde y gagnera en confort et en efficacité. Bien sûr cela s’organise en AMONT de la formation.

Vous pouvez aussi maintenir l’intérêt des participants entre les sessions par des lectures d’articles, des visionnages de vidéos ou encore des entretiens individuels pour faire le point sur la formation.

8 – Soigner votre image

En distanciel, les gens vous voient en gros plan et franchement les caméras des ordis ne sont pas flatteuses et soulignent tous nos défauts, sans compter l’arrière plan !

Quelques conseils :

• coiffez-vous et maquillez-vous soigneusement (même pour les hommes un peu de fond de teint ne fait pas de mal ou alors soignez l’éclairage :)) ;
• soignez l’éclairage de la pièce : inutile d’être dans le noir ou à contre jour ; la lumière artificielle doit être indirecte et non focalisée sur votre visage sinon vous aurez l’air d’un fantôme ;
• pensez à l’arrière plan, car les stagiaires ont vite fait de voir des choses que vous ne souhaitiez pas dévoiler ! Un mur d’une jolie couleur ou neutre fera parfaitement l’affaire plutôt que votre bibliothèque ou les photos de votre famille affichées au mur ;
• choisissez de préférence un lieu calme afin d’être bien entendu, choisissez un casque avec micro de bonne qualité si vous devez partager votre espace de travail afin que vos stagiaires vous comprennent bien.

Et vous ? Comment vivez-vous le fait de devoir animer en distanciel ?

Merci d’avance pour vos commentaires

Si vous avez des questions, vous pouvez les poser dans les commentaires ou via la page contact du site.

Belle journée

Nathalie