En France, il est obligatoire de fournir un certain nombre de documents pendant les formations.

On pourrait penser que c’est l’organisme de formation qui emploie le formateur en tant que vacataire ou prestataire qui va s’en occuper. C’est une erreur 😨.

En effet, cette obligation repose la plupart du temps sur les épaules du formateur.

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La feuille de présence

Je ne sais pas pourquoi, la feuille de présence a tendance à être oubliée par tout le monde le jour J 😜 et pourtant elle est plus que fondamentale.

A quoi sert-elle ?

La feuille de présence est fondamentale ! Puisqu’elle prouve la présence effective d’un stagiaire a une formation.

Elle prouve également que la formation a eu lieu.

L’entreprise cliente de l’organisme est ainsi certaine que les personnes inscrites sont bien venues, ceci, afin que l’OPCO de l’entreprise qui prend en charge les frais de formation puisse la rembourser.

Pensez également à la signer à l’endroit réservé à cet effet pour le formateur.

Elle peut être au format papier ou au format électronique.

Certains organismes de formation ne vous payeront pas non plus vos heures si la feuille de présence n’a pas été distribuée et/ou si vous ne l’avez pas signé 😨. Alors pensez-y !

Comment faire ?

Au début de chacune de vos journées de formation, il faudra penser à distribuer la feuille de présence et à la faire signer par chaque stagiaire. Il faudra la redistribuer en début d’après-midi afin de faire signer les gens l’après-midi également.

Certaines structures utilisent des outils dématérialisés, des applications à télécharger sur votre smartphone comme Bienvenue Formation, par exemple. Il faut donc avoir téléchargé la Bête AVANT le jour J sous peine de gros bug technique car il faut souvent l’activer AVANT le démarrage de la journée. Sur ce type d’application il faut parfois signer et faire émarger le matin et l’après-midi. Faites attention.

Parfois, il arrive qu’un stagiaire parte plus tôt que prévu, n’oubliez pas qu’il est sous votre responsabilité ! De ce fait, notez simplement sur la fiche de présence l’heure à laquelle il est parti. Pour ceux qui sont au format papier, notez également ceux qui sont absents en notant « absent (e) » en lieu et place de leur signature.

Je vous conseille d’attendre plutôt que de parler lorsque la feuille de présence circule, cela permet aux stagiaires de prendre le temps de discuter un peu avant que la formation ne démarre. Pendant ce temps, cela vous permet d’évacuer un peu de votre stress présent à chaque début de formation.

L’évaluation à chaud

Comme c’est un sujet très important vous pouvez découvrir l’article complet que j’ai rédigé sur l’évaluation à chaud en cliquant ici.

Il s’agit d’un questionnaire formalisé par écrit par l’organisme de formation qui vous fait travailler. Il comprend un certain nombre de rubriques obligatoires. Il sert à vérifier que les objectifs de la formation ainsi que les attentes des stagiaires ont été atteints. Ce questionnaire d’évaluation est à distribuer à la fin de votre programme de formation, la dernière journée pendant la dernière heure.

Pour quelles raisons faut-il faire une évaluation à chaud par écrit ?

Tout simplement parce que le législateur le demande ainsi que les OPCO, cela leur permet de vérifier la pertinence de la formation et ses apports. Elle sera exigée à l’organisme de formation en cas de contrôle.

Elle est aussi souvent demandée par le client de l’organisme de formation qui souhaite vérifier que la formation a répondu aux attentes de ses salariés.

L’organisme de formation s’en sert également pour évaluer ses formateurs. Dans un univers très concurrencé, certains organismes de formation ne gardent que les excellents formateurs, en tout cas, ceux qui donne satisfaction aux stagiaires et à leurs attentes. Même si, malheureusement, on ne leur dit jamais vraiment clairement. En fait, ils ne sont jamais rappelés !

D’où l’importance également lorsqu’on est formateur de faire un tour de table régulièrement pour comprendre où en est le groupe par rapport à ses attentes. Cela évite de s’en rendre compte uniquement à la fin et permet un réajustement.

Comment faire ?

Comme elle doit être réalisée à la fin de votre formation. Prenez-la en considération dans le calcul de votre temps d’intervention de cette dernière journée.

Par exemple, si vous devez terminer à 17 heures et que vous avez 10 stagiaires devant vous. Sachez qu’il faudra en moyenne une à deux minutes à chacun pour remplir le questionnaire suivant sa longueur. Cela vous fait entre 10 et 20 minutes. Auxquelles vont venir se rajouter votre tour de table oral qui vous permettra en direct d’avoir le retour de vos stagiaires sur votre formation. N’hésitez pas à lire mon article sur « conclure une formation en quatre étapes« .

Cela signifie que dans cet exemple, il vous faut terminer votre animation au plus tard à 16h15.

L’attestation de fin de formation

Enfin, en tout dernier lieu, une fois que les stagiaires auront rempli leur questionnaire d’évaluation à chaud et juste avant qu’ils partent, il faudra leur délivrer leur attestation de fin de formation. Certains organismes de formation exigeront que vous signez également ces documents. Pensez-y !

À quoi sert l’attestation de fin de formation ?

C’est un document obligatoire depuis la loi de 2009 sur la formation. Cette attestation doit être remise soit par l’entreprise en cas de formation interne, soit par l’organisme de formation, en cas de formation externe.

Ce document appartient au stagiaire et lui permet de capitaliser les résultats des formations qu’il a suivies tout au long de sa vie, notamment les actions de formation de courte durée ne donnant pas lieu à une certification ou un diplôme.

Son contenu a été fixé par les textes (C. trav., Art. L. 6353-1) :

– Les objectifs de la formation, exprimés de manière opérationnelle
– La nature de la formation (au regard de l’article L6313-1 du Code du travail)
– La durée de l’action de formation
– Les résultats de l’évaluation des acquis de la formation

Comment faire ?

Avant que les gens quittent définitivement la salle, remettez à chacun son attestation de formation (attention, elle est nominative).

A vous de jouer !

Est-ce que vous avez des questions ?

N’hésitez pas à m’en faire part dans vos commentaires.

Merci

Nathalie