Ici je vais vous donner quelques-unes de mes astuces pour mieux gérer les retardataires dans vos formations. Qui n’a pas été agacé par ce que certain nomment « incivilité« , d’autres « sans gêne » ou encore « manque de respect« .

Je serai ravie également d’échanger avec vous via les commentaires pour découvrir les vôtres 👇.

C’est un problème récurrent auquel vous aurez à faire face au moins une fois dans votre carrière (ou plutôt, pour être honnête, quasiment tous les jours !).

1^ère astuce : être vous-même à l’heure !

Là je sais que j’enfonce une porte déjà largement ouverte. Mais il n’y a rien de pire qu’un formateur qui arrive en retard et qui s’énerve lorsque ses stagiaires font de même. Gérer les retardataires oui, à commencer par nous !

En fait, si nous arrivons nous-mêmes en retard nous envoyons le signal indirect aux stagiaires qu’ils peuvent faire de même ; que cela n’a pas vraiment d’importance ; surtout si vous arrivez toujours en retard à chaque démarrage de la formation !

Bien sûr, certains vont animer des formations loin de chez eux, en terra incognita !

Ils vont rencontrer beaucoup d’aléas sur la route ou pendant leur voyage.

Mais il y a une réelle différence entre la personne qui arrive en retard parce que son avion n’a pas décollé à l’heure prévue et qu’elle en a avertie ses stagiaires et la personne qui monte dans sa voiture en sachant déjà qu’elle sera en retard !

Comment faire ?

1 – Repérez le lieu de la formation plusieurs jours avant le jour J

• Avec l’adresse faites une recherche sur google maps ou mappy ou viamichelin ;
• Repérez l’itinéraire, surtout sur l’arrivée car votre GPS peut ne pas être à jour, il est donc préférable d’avoir une idée de l’accessibilité au lieu de formation ;
• Si c’est dans un hôtel, un lieu de séminaire ou autre, vous trouverez des informations utiles sur leur site internet ;

Je sais que certains vont se dirent que ce sont des précautions inutiles avec les GPS de maintenant.

Toutefois, mon expérience m’a souvent confirmé que le GPS n’est qu’un outil qui est souvent imparfait, notamment pour se retrouver dans les méandres d’immenses zones industrielles.

J’interviens aussi directement dans des entreprises souvent perdues au milieu de nulle part ! Je me souviens d’une magnifique entreprise située dans la Soule ; sur la route je n’avais aucun réseau téléphonique et sans ce travail préalable je ne serai jamais arrivée dans les temps, le GPS de ma voiture étant trop vieux, il n’indiquait même pas la zone industrielle dans laquelle se situait mon client !

2 – Intégrez le lieu dans votre google agenda

De cette façon, ce sera facile pour vous de basculer vers votre GPS

3 – Notez dans votre google agenda :

• Le nom de votre contact
• Son numéro de portable ou le numéro du lieu de séminaire

Comme cela si vous cherchez l’adresse parce que vous êtes perdu vous pourrez directement appeler la personne ou le lieu de rencontre. Pareil si vous avez du retard. Cela permet de prévenir les stagiaires et de montrer que vous êtes bien en chemin. Et surtout cela vous évite un énorme stress qui se répercuterait sur la qualité de votre animation.

4 – Gérez la distance

Lorsque la formation est à plus d’une heure trente de chez vous, et que vous devez démarrer à 8h ou 8h30, je vous conseille d’arriver plutôt la veille afin de bien dormir et d’arriver sur place suffisamment tôt pour préparer votre salle et vous familiariser avec les lieux. J’explique dans cet article comment agencer sa salle.

Lorsque la formation est à moins d’une heure trente de chez vous, prenez une marge de 30 à 45 minutes suivant que vous connaissez ou non le trajet, suivant la probabilité de bouchons, etc.

5 – Dormez

Il est fondamental de bien dormir la veille d’une animation, surtout lorsque c’est une première pour vous et le groupe que vous allez former.

Bien sûr certains d’entre vous sont plus « couche-tard » ou « lève-tôt ». Certains sont en forme uniquement après 8 heures de sommeil, d’autres auront besoin de 6 heures.

Certains seront tellement stressés qu’ils en fermeront par l’œil de la nuit et risquent de s’endormir au petit matin au moment de partir !

En fonction de cela, décidez ou non de dormir la veille près de votre lieu de formation.

Certains pensent déjà que dormir la veille à l’hôtel est une folie financière qu’ils ne peuvent pas se permettre.

Dans ce cas, je vous recommande de le négocier avec votre client en lui expliquant que vous ne pouvez pas être frais et animer une formation correctement si vous avez dû vous lever à 4h ou 5h du matin et fait 2 heures de route dans le stress pour être certain d’arriver à 8h00. Si vous êtes épuisé, votre dynamisme s’en ressentira et la qualité de votre prestation sera moindre.

Il est aussi souvent moins onéreux de prendre une chambre d’hôtes ou de passer par Airbnb. On trouve des endroits charmants à 35 euros la nuit (en province).

Je reviendrai dans un article sur comment fixer ses tarifs pour ses formations.

2ème astuce : pour pouvoir gérer les retardataires il faut être clair sur les horaires AVANT

Avant le démarrage de la formation

Avant toute chose, il faut être clair sur les horaires de début et de fin de formation avec votre client ou l’organisme de formation qui vous emploie AVANT le démarrage de la formation.

Ces horaires devront figurer sur les convocations.

Sachez que si les stagiaires doivent aussi se rendre sur un lieu de formation qu’ils ne connaissent pas, ils seront confrontés aux mêmes problématiques que celles que j’ai évoqué dans la première partie de cet article.

Assurez-vous que les stagiaires soient correctement informés des horaires et de lieu de rencontre avec un plan d’accès, et les coordonnées du lieu de la formation.

Assurez-vous également que ces horaires correspondent aux horaires habituels de travail de vos stagiaires si vous intervenez en entreprise.

Petit exemple : lors d’une intervention dans une entreprise, j’ai eu 2 stagiaires qui avaient passé la nuit sur leur poste de travail et ont enchainé sur une journée de formation à 8h30 ! Autant vous dire qu’à 10 heures, ils luttaient pour ne pas s’endormir. J’ai trouvé cela aberrant, mais je me suis rendu compte à différentes reprises que dans certaines entreprises, le service formation était complètement déconnecté de la réalité du terrain.

Donc, par la suite, j’ai toujours pris soin de préciser qu’il était fondamental que les gens soient affectés de jour et qu’ils aient pu dormir avant. Truc de fous !

Si votre formation se déroule sur plusieurs jours, vous pouvez aussi décider de commencer plus tard le premier jour pour permettre à tout le monde d’être à l’heure. Ensuite, vous pourrez ensemble décider de commencer plus tôt les autres jours, notamment si tout le monde dort sur place.

Le Jour J

Comme je l’explique dans cet article, lors de la présentation des règles de fonctionnement de votre formation, rappelez les horaires de début et de fin. Demandez clairement à tous si ces horaires posent problème ou non. C’est important de le faire car certaines personnes dépendent de transports en commun pour venir ou pour repartir de la formation.

Par exemple, votre formation démarre à 8h00 parce que l’organisme de formation qui vous fait travailler l’a décidé, mais 3 stagiaires prennent le bus qui arrive à 8h03 à 800 mètres à pied. Il est préférable de décaler l’heure de démarrage à 8h15 et de rogner sur la pause déjeuner ou sur l’horaire du soir pour respecter les 7 heures de formation. Bien sûr, il convient d’en informer l’organisme qui vous accueille si cela bouscule trop leur organisation.

Une fois que vous êtes tous carrés sur les horaires, expliquez clairement que même s’il y a des retardataires, afin de respecter ceux qui sont arrivés à l’heure, vous commencerez à l’heure et les autres n’auront qu’à prendre le train en route.

C’est très efficace avec les adultes qui sont très sensibles à la notion de respect réciproque, je n’ai jamais eu de souci ensuite (sauf retard dû à une crevaison ou une grève de transport).

3ème astuce : gérer les retardataires – ceux qui malgré tout arrivent en retard !

Imaginons que vous commencez à 8h30, il est 8h35 et Untel n’est toujours pas arrivé.

« Bon, Untel n’est toujours pas là, mais je vous suggère de démarrer sans lui. Comme je l’ai expliqué dans mes règles de fonctionnement, priorité à ceux qui sont là ! »

En effet, si vous différez l’heure du début pour attendre Untel, il sera en quelque sorte récompensé d’être en retard.

Le(la) retardataire perturbe en effet la réunion ou la formation que vous animez, et doit en être conscient(e).

Démarrez un peu plus lentement en commençant par un résumé de la session de la veille et/ou par un tour de table sur les attentes, questions et interrogations des stagiaires présents.

Cela devrait durer environ 20 à 30 minutes et laisser le temps à Untel d’arriver.

Quand Untel arrive :

• Arrêtez-vous de parler
• Dites-lui simplement bonjour
• Attendez qu’il s’installe sans faire de remarque ou poser de questions ; en général, dans le silence qui s’est fait, la personne se sent mal à l’aise et se justifie d’elle-même.

Quand Untel arrive et s’excuse, ne répondez rien, surtout pas « ce n’est pas grave, on vient à peine de commencer ». Répondez à ses excuses par le silence.

• Intégrez-le automatiquement. Par exemple, vous étiez en train de faire un tour de table dites-lui en souriant « Justement Untel, vous allez pouvoir vous aussi nous parler de… »

Il ne s’agit pas de montrer votre mécontentement mais avec neutralité et bienveillance d’envoyer un signal fort au retardataire. N’oublions pas que notre travail consiste à faire progresser tout le monde et non à mettre un stagiaire en difficulté ou à passer nos nerfs sur lui.

Au moment de partir déjeuner, rappelez au groupe l’horaire de démarrage de l’après-midi.

En fin de journée, rappelez au groupe l’horaire de démarrage du lendemain matin. Validez cet horaire avec l’ensemble du groupe comme vous l’aviez fait déjà au démarrage.

Les piqures de rappel sont indispensables.

Commencez toujours à l’heure sans jamais attendre les retardataires. Et… il n’y aura plus de retardataires !

Si Untel n’arrive pas !

A la pause, allez signaler son absence à votre interlocuteur afin qu’on cherche à savoir ce qui lui est arrivé. Nous sommes responsables de nos stagiaires. Un stagiaire absent peut avoir rencontré une difficulté sur la route, par exemple.

Quand Untel reviendra, il faudra faire une reformulation de ce qui a été dit pendant son absence. Surtout ne vous dites pas que vous perdez votre temps car en pédagogie, ces reformulations sont essentielles pour s’assurer que les stagiaires suivent bien.

En effet, il est plus important d’avoir fait progresser les gens que d’avoir bouclé un programme en ayant perdu les ¾ des stagiaires en route. A nous de nous adapter au groupe et à son niveau.

A vous de jouer !

A très vite

Nathalie